Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

El responsable del tratamiento de datos personales es KairIA S.A.S., empresa operadora de Nómina al Día, con domicilio en Bogotá D.C., Colombia.

Correo de contacto: contacto@nominaaldia.com — con el asunto "Habeas Data – [tipo de solicitud]".

2.1 Datos de usuarios de Nómina al Día (administradores, profesionales de RRHH y contadores):

• Crear y administrar cuentas de acceso a la plataforma.
• Prestar el servicio de liquidación y gestión de nómina.
• Enviar comunicaciones operativas, de soporte y comerciales relacionadas con el servicio.
• Cumplir obligaciones legales, tributarias y contractuales.
• Mejorar la experiencia y funcionalidades de la plataforma.

2.2 Datos de empleados de empresas clientes (procesados en nombre del empleador):

• Calcular y liquidar nómina, prestaciones sociales, aportes parafiscales y seguridad social.
• Generar desprendibles de pago, certificados laborales y certificados de ingresos y retenciones.
• Facilitar el reporte a entidades de seguridad social mediante la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).
• Conservar registros con fines contables, de auditoría y cumplimiento normativo (Ley 1314/2009).

• Identificación: nombre completo, número de cédula de ciudadanía, fecha y lugar de nacimiento.
• Datos laborales: cargo, área, fecha de ingreso, salario, novedades, tipo de contrato, historial de nómina.
• Datos financieros: cuenta bancaria, deducciones, pagos realizados, retenciones en la fuente.
• Seguridad social: EPS, fondo de pensiones, ARL, caja de compensación familiar.
• Contacto (usuarios): correo electrónico corporativo, número de teléfono o celular.

Nómina al Día no recolecta datos sensibles (salud, origen racial, orientación política, creencias religiosas, datos biométricos) salvo los exigidos por la normativa laboral colombiana (ej.: número de días de incapacidad médica para el cálculo de nómina).

En su calidad de titular de datos personales, usted tiene derecho a:

• Conocer los datos personales que Nómina al Día trata sobre usted y la información relativa a su tratamiento.
• Actualizar y rectificar sus datos cuando sean inexactos, incompletos o desactualizados.
• Solicitar la supresión de sus datos cuando no sean necesarios para la finalidad que justificó su recolección, o cuando se haya revocado la autorización.
• Revocar la autorización de tratamiento en cualquier momento, sin efectos retroactivos.
• Acceder gratuitamente a sus datos al menos una vez al mes.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) si considera que se han vulnerado sus derechos.

Para ejercer estos derechos, envíe su solicitud a contacto@nominaaldia.com. Tiempo de respuesta: máximo 15 días hábiles (Art. 14, Ley 1581/2012).

Los datos personales se almacenan en servidores de Supabase Inc. ubicados en la región de São Paulo, Brasil. Brasil cuenta con un marco normativo de protección de datos personales (Lei Geral de Proteção de Dados — LGPD) reconocido internacionalmente como compatible con estándares de protección equivalentes a los de la Ley 1581/2012 y el Decreto 1377/2013 de Colombia.

La transferencia se realiza bajo las medidas técnicas y organizativas de seguridad apropiadas, en los términos del artículo 26 de la Ley 1581/2012.

• Datos laborales de empleados: mínimo 10 años después de la fecha de retiro, conforme a las obligaciones de conservación contable (Ley 1314/2009 y Decreto 2649/1993).
• Datos de cuenta de usuario: durante la vigencia de la suscripción activa y hasta 2 años adicionales tras la cancelación.
• Registros de auditoría: 5 años.
• Copias de seguridad (backups): eliminadas dentro de los 90 días siguientes a la cancelación del servicio.

Nómina al Día implementa medidas de seguridad técnicas y organizativas conforme al artículo 17 de la Ley 1581/2012, entre ellas:

• Cifrado de datos en tránsito (TLS 1.2+) y en reposo.
• Aislamiento de datos por empresa mediante Políticas de Seguridad a Nivel de Fila (Row Level Security — RLS) en la base de datos.
• Autenticación multifactor para accesos administrativos.
• Acceso a datos de producción restringido al personal estrictamente necesario.
• Revisiones periódicas de seguridad y gestión de vulnerabilidades.

Nómina al Día puede utilizar cookies técnicas imprescindibles para el funcionamiento de la sesión y cookies analíticas (PostHog) para mejorar el servicio. Los datos de navegación no se comparten con terceros con fines publicitarios.

Esta política rige desde el 29 de mayo de 2026 y permanecerá vigente hasta su modificación o actualización por parte del responsable. Cualquier cambio sustancial será notificado a los titulares con al menos 10 días hábiles de anticipación a través del correo electrónico registrado.